Гоогле документи су револуционаран начин за управљање датотекама и документима модерног доба. Омогућава вам тренутну сарадњу са различитим корисницима, а истовремено омогућава приступ информацијама са било којег уређаја са интернетском везом.
Такође погледајте наш чланак Како избрисати све документе у Гоогле документима
Међутим, када радите у Гоогле документима - посебно ако свакодневно управљате овим датотекама - од виталног је значаја да се невероватно организујете. Ако то не учините, рискирате изгубити важне податке и изгубити вријеме у потрази за стварима које бисте могли пронаћи одмах.
Да бисте помогли у организацији у Гоогле документима, желите да користите мапе. Мапе су сјајне јер вам помажу да групирате различите идеје о темама у један дигитални сегмент. Можете их користити за организовање по радном месту, концепту, категорији и многим другим. Међутим, Гоогле документи заправо не могу сами да праве мапе. Уместо тога, уствари их креирате унутар Гоогле диска - система који се директно повезује са другим Гоогле софтвером. Не брините; поступак је и даље невероватно једноставан.
У овом водичу ћемо вам показати како направити фасциклу на Гоогле диску да бисте организовали своје Гоогле документе.
Како направити фасциклу на Гоогле диску
Да бисте направили фасциклу на Гоогле диску, мораћете да отворите жељени прегледач. Затим идите на Гоогле диск, пријавите се и имаћете приступ свим датотекама и документима испред вас.
Од овог тренутка можете или креирати нови документ који ћете организовати или одабрати оне које већ имате.
Организација у документима
Ако се налазите у документу са Гоогле документима, можете да се окренете до кључа мапе поред наслова. Одатле вам је дата могућност да именујете нову фасциклу или додате документ у постојећу. Ако желите да додате постојећу, кликните на означену фасциклу и изаберите „Помери се овде“ и документ ће бити смештен у дигитални простор за задржавање.
Организација ван докумената
Као што можда знате, Гоогле диск управља Гоогле документима, Гоогле таблицама и Гоогле презентацијама. То вам омогућава да организујете сва три та сегмента и идеје о темама у један.
Кад се налазите на Гоогле диску, али нисте у неком посебном документу, бићете на листи свих ваших датотека. Да бисте их организовали, идите горе лијево и одаберите типку „Нев“ (Ново). Са те падајуће листе скролујте доле до сегмента „Фолдер“ и појавиће се нови. Именујте мапу и она ће се појавити на вашој листи докумената.
Листа поставља мапе веће од датотека, па имајте то на уму. У овом менију имате неколико различитих опција за организацију. Можете да превучете своје податке на врх мапа и они ће их тамо сместити. Или, кликните десним тастером миша на датотеку и изаберите „Премјести у“, а она ће пружити листу мапа у које можете премјестити документ.
Обоје су невероватно брзи и сваки начин ће извршити управо оно што вам је потребно: организовати датотеке и документе.
Управљање мапама
Једном када организирате своје датотеке, можете ући на нови ниво поспремања: организовање мапа.
Можете копирати и лепити мапе, премештати их у подмапе, брисати их и још много тога. Да бисте управљали мапом, једноставно кликните десним тастером миша на њену листу и изаберите ону опцију која желите из падајућег оквира.
Мапе такође олакшавају дељење група докумената са другим корисницима. Уместо да сваку датотеку делите сами, можете да креирате фасциклу да гомилате различите документе и дозволите другима да управљају њима. Дељењем те везе, корисници који имају приступ могу у реалном времену да отпремају нове документе, приступе другима и још више. Не морате више чекати да се документ учита и затим га поделите ручно након што сте чекали све то време - уобичајена жалба са честим сарадницима на Гоогле диску.
Спољне способности
Мапе Диска такође можете да отворите у другим апликацијама, као што су апликација за пословни разговор, Слацк или апликација за управљање, Аиртабле. Мапе могу имати и различите боје, а ви их можете означити звјездицама за још лакши приступ. Могућности за организовање датотека са Гоогле диска су бескрајне.
Сада када знате како да организујете датотеке на Гоогле диску, проверите да ли ћете потрошити неко време на проналажење најбољег поступка за вас. Неки воле различите фасцикле за све, док други више воле да групишу велике групе у једну мапу са подмапама унутар тога. У сваком случају, фантастични организациони систем Гоогле диска обезбедиће вам алате за подметање вашег рада уместо да трошите време на тражење различитих докумената и датотека.
