Ако ваша организација користи Гоогле документе или Г Суите или радите са организацијама које то раде, знајући ко је прегледао који документ и када могу бити корисне информације. Од осигуравања да сви прочитају нацрт, услове и одредбе, ваше последње подношење, смернице и процедуре или неки други важан документ, да бисте могли да видите ко је шта и када урадио као битан састојак у било којој ситуацији у којој је одговорност битна.
Такође погледајте наш чланак Како инсталирати прилагођене фонтове за Гоогле документе
Донедавно нисте могли видети ко је прегледао ваш Гоогле документ. Могли сте видјети ко га је уређивао, али не и ко га је само прочитао. Ако нису сачували, уредили или оставили коментар, нисте имали појма да ли је одређена особа уопште прочитала најновију верзију документа. Такође, с обзиром да можете да делите Гоогле документе са дозволама само за читање, документ можете да делите са неким људима са намером да прегледају документ, али да не изврше никакве измене.
Сада, ако радите у организацији можете конфигурирати ствари тако да видите ко је прегледао ваш Гоогле документ. И даље не можете видјети ко је прегледао ваш Гоогле документ ако користите Гоогле Доц у бесплатној верзији Гоогле Аппс.
Гоогле је недавно додао могућност да види ко је прегледао ваш Гоогле Доц у Г Суите, који укључује Гоогле Аппс и поуздано хостинг е-поште. Г Суите је веома популаран код малих и средњих предузећа која желе да успоставе хостинг за е-пошту за назив домене компаније.
Монитор активности Г Суите
Ако Г Суите користите у некој организацији и делите Гоогле Доц са другима ради сарадње или само ради читања документа, можете користити Монитор праћења да бисте видели „историју прегледа“ датотеке Гоогле Доц.
- Отворите Гоогле документ за који желите да погледате историју прегледа
- Затим кликните на икону стрелице која се креће нагоре у горњем десном углу или идите на падајући мени Алатке
- Отворите Монитор активности
- Затим кликните на картицу Сви прегледачи за вашу организацију
Овај поступак ће вам омогућити да пратите приказе у документу, укључујући датум и време последњег приказа за сваки гледалац. Ако у Гоогле Доц-у не видите опцију историје прегледа, то вероватно значи да сте пријављени у бесплатну верзију Гоогле докумената која долази уз сваки Гоогле Аппс налог који добијате са Гмаил налогом.
Гледаоци и трендови коментара
Осим што видите ко је прегледао ваш Гоогле документ и када вам Монитор активности такође омогућава да видите трендове када су људи прегледавали или коментарисали ваш документ.
Трендови гледалаца - приказује вам графикон броја јединствених гледалаца током било ког временског периода који одаберете од 7 дана до „свих времена“
Тренд коментара - показује вам графиконима трендова коментара током било ког временског периода од 7 дана до „свих времена“
Искључите приказ историје
Можете искључити функцију ако радите на поверљивој датотеци или нечему што није за јавну потрошњу. Иако то не доприноси приватности, то је поставка за подешавање ума.
- Отворите Гоогле документ
- Кликните стрелицу нагоре у горњој десној страни вашег документа или идите на Алатке из падајућег менија
- Отворите Монитор активности
- Под ставком Доцумент Сеттинг (Искључивање документа), искључите Прикажи моју историју прегледа овог документа да се искључи
Погледајте ко је променио ваш Гоогле документ
Бројање погледа је корисно за одговорност и за осигуравање да ће људи којима пошаљете документ заиста прочитати, али важнија је контрола верзије. Поготово ако радите у регулисаној индустрији. Контрола верзије нешто је што су Гоогле Доцс учинили неко време и показаће ко је уређивао документ, сачувао га или делио.
Ако вас занима контрола верзија или желите да будете сигурни да нико није извршио промене које не би требало, а да при томе не закључате датотеку, то можете сазнати.
- Отворите Гоогле документ који желите да пратите
- Изаберите Филе анд Хистори Хистори
- Изаберите Види Историја верзија
Клизачки прозор би се требао појавити на десној страни екрана и приказивати свако спремање и уређивање за дотични документ. У зависности од начина на који сте поставили Г Суите или Гоогле Документе, ове податке можете видети и одабиром везе „Последња измена била …“ на врху документа. Одвешће вас на потпуно исто место.
Унутар тог слајд прозора требало би да имате и могућност прегледа претходне верзије документа пре него што су измене извршене. Ово је од суштинске важности за контролу верзија, јер имате след ревизије о томе шта су промене извршене, када и од кога. Такође је корисно ако сте унели неке промене, спавали на томе, предомислили се и желели да их повратите.
Погледајте ко је поделио ваш Гоогле документ
Такође можете видети ко је делио ваш Гоогле документ и када. Такође можете да видите поставке дељења како бисте боље контролисали приступ свом документу.
- Отворите Гоогле диск и изаберите округлу икону 'и' у горњем десном углу
- Изаберите Активност са клизача који се појављује са десне стране
Требали бисте видети да ли је документ или је подељен, ко је последњи пут уредио документ и када је извршена задња радња на њему. Кратко је, али вам говори шта треба да знате.
Такође можете да проверите из документа док одаберете Схаре. Имена појединаца појавит ће се у скочном прозору. Ако постоји више људи, одаберите име и појавиће се листа свих имена.
Тако можете видети ко је прегледао ваш Гоогле документ, га мењао, делио или на било који начин комуницирао с њим. Ради само за Г Суите и Гоогле документе регистроване за организације, а не за појединце, али функционише!
