Не мрзите ли то само ако желите да узмете неколико дана одмора и стално добијате мноштво е-маилова и телефонских позива од клијената или сарадника? Наравно, можда ћете некима од њих рећи да сте далеко, али шта ако не провјере примљене поште?
Такође погледајте наш чланак Како аутоматски проследити е-пошту у програму Оутлоок
Не можете комуницирати са свима чак ни док радите, а камоли за време слободног времена. Међутим, велике су шансе да ћете и даље добијати поруке е-поште везане уз посао чак и док сте на одмору. Срећом, постоји начин да свима кажете да нисте доступни током одређеног временског оквира.
Постављање аутоматског одзива
Ако користите Мицрософт Оутлоок, постоји врло једноставан метод који можете користити да бисте људима одузели леђа. Зове се Ауто-Респондер. Оно што у суштини чини слање унапред програмираног одговора свима који вас контактирају за време одмора.
То се може поставити само неколико минута, сати или чак дана или месеци унапред. Слање аутоматског одговора може осигурати да нећете свакодневно примати десетине обавештења о раду у вези са радом, било да проводите квалитетно време са породицом или сте на некој сунчаној плажи.
Ево како можете поставити Ауто-Респондер у програму Оутлоок и искључити га када више није потребно.
Подешавање аутоматског одговора
- Кликните на дугме Пошаљи аутоматске одговоре.
- Потврдите избор у пољу за потврду Само слање у овом временском распону.
- Унесите почетни датум и крајњи датум да бисте аутоматски одговорили на потребне параметре. Користите поља Почетно и Крајње време када то радите.
Вероватно сте приметили да постоје две картице:
- Унутар моје организације
- Ван моје организације
Кликом на поље Инсиде Ми Органисат ће се затражити да се сви аутоматски одговори пошаљу на адресе е-поште регистроване у организацији у којој радите (нпр. На ваш универзитет или компанију). Све што требате учинити је да упишете своју поруку и кликнете на У реду да бисте је сачували.
Опција Оутсиде Ми Органисатион намењена је спољним адресама е-поште. Ево како можете да га употребите за подешавање аутоматског одговора:
- Прво изаберите картицу Изван моје организације.
- Проверите опцију Аутоматски одговор за особе изван ваше организације. Ово се може подесити за слање е-поште само у личне контакте или свима изван организације.
- Унесите поруку у текстни оквир и уредите је на било који начин.
- Одредите време почетка и завршетка као што бисте то учинили за интерне одговоре.
- Кликните на ОК да бисте поруку сачували.
Шта је са процесом деактивације?
Да бисте деактивирали одговоре ван уреда, морате слиједити једноставан поступак. Прво треба да кликнете на картицу Датотека, затим картицу Информације, а затим дугме Аутоматски одговори.
Добиће вам две опције да означите:
- Не шаљите аутоматске одговоре
- Пошаљите аутоматске одговоре
Изаберите прву опцију и функција аутоматског одговора ће се искључити. То морате да урадите и за интерни и за спољне одговоре.
Завршна реч
Имајте на уму да ако желите да наставите слање аутоматских одговора људима, мораћете да одредите нови датум и време. Ако је функција искључена, морате да пратите кораке деактивације и уместо тога изаберете опцију Пошаљи аутоматски одговор. То ће вам омогућити да поново уређујете поља временског распона, као и да поставите одлазну поруку.
