Да ли се Гмаил може користити као бесплатно решење за потребе службе за помоћ ваше компаније?
Традиционална решења за помоћ
Нека решења могу укључивати Каиако еСуппорт или ИссуеТрак, бесплатна решења попут Хелп Деск Лите. Веб локација која се зове Опен Соурце Хелпдеск листа приказује (као што можда претпостављате) решења за помоћ у отвореном коду.
Обично оваква решења имају начин слања е-поште на одређену адресу е-поште директно у систем за улазнице. Дакле, купац пошаље е-пошту, стиже у оквир за е-пошту, затим се убацује у систем карата, додељује број карте и седи у реду за обраду од стране особља компаније.
Ако је ово јавна адреса е-поште, то отвара проблеме са нежељеном пошту. И решења на страни сервера можда неће добро поднијети долазну нежељену пошту.
ОК, али Гмаил?
Гмаил је заиста бесплатан веб систем за е-пошту. Али, догађа се неколико ствари:
- Је бесплатан.
- Понаша се са невероватном откривањем и филтрирањем нежељене поште
- Омогућава сјајне начине организовања и обележавања долазних порука.
- Теме разговора аутоматски се групишу, што олакшава сваки захтев до решавања.
Па, како бисмо користили Гмаил за ово?
Прво што ћете морати да урадите је да процените потребе свог софтвера за помоћ. Имате ли више одељења? Мора ли вам апсолутно бити додељен број карата? Да ли вам треба база знања?
Ако су вам додељени бројеви карата? Гмаил вам тамо не може помоћи. Исто тако, Гмаил нема уграђен начин креирања базе знања о прошлим упитима. Али то не значи да не можете засебно да креирате сопствени ФАК или базу знања.
Претпоставимо да желите да користите Гмаил. Креирајте Гмаил налог и покушајте да користите његово име које је што описније. Можда бисте чак желели да отворите више Гмаил налога како би свако одељење у вашој компанији имало своје. Тај избор, опет, зависи од ваших потреба. Ако је ваша компанија мала, можда имате једну особу која раздваја долазне поруке у одговарајуће одељење (попут секретара). Или је можда број људи у вашој групи мали, тако да се можете само сложити како да организујете поруке на налогу. Међутим, ако ћете имати пуно захтева, можда бисте желели да поставите више Гмаил налога.
Желите да подесите обавештење о одмору у Гмаил-у. Међутим, нећете је користити као обавештење о одмору. Користићете га као аутоматско потврђивање долазне карте. Начин да кажете свом купцу да је, да, његова порука је примљена. Да бисте ово поставили, идите на Подешавања. Изаберите радио дугме да бисте укључили одговор за одмор, а затим упишите поруку коју желите да пошаљете.
Желите да поставите рачун е-поште на сопственом домену у сврху да делује као ваша јавна адреса е-поште. Вероватно не желите да вам купци пошаљу е-пошту на адреси ГМАИЛ.ЦОМ јер то може одавати појам непрофесионалности. Дакле, подесите свој налог е-поште и користите Гмаил као клијент е-поште да бисте једноставно преузели е-пошту са вашег сервера. Да бисте то учинили, идите на Подешавања -> Налози. У одељку „Дохвати пошту са других рачуна“ изаберите „Додај још један налог за пошту“. Добићете скочни прозор у који можете да унесете адресу е-поште коју желите да провери Гмаил. Тада ћете унијети корисничко име, лозинку и адресу сервера за ПОП3 везу са тим рачуном е-поште. Препоручујем вам да одаберете Гмаил да уклони поруку са сервера након што је преузмемо у Гмаил.
Затим, а такође на картици Подешавања -> Рачуни, желите да та адреса е-поште постане одлазна пошта. Ако то не учините, онда ће све поруке е-поште које пошаљете са Гмаил-а имати Гмаил.цом као повратну адресу. Дакле, унесите е-пошту своје компаније у Гмаил као унос под „Пошаљи пошту као“. Гмаил ће послати потврдни код на ову адресу е-поште. Добијте тај код из е-поште коју сте добили, повежите га у Гмаил и од тада можете да пошаљете е-пошту са Гмаила помоћу тог налога. Поставите ову нову адресу као задани одлазни рачун е-поште.
Након што то учините, нико неће моћи да вам каже да користите Гмаил осим ако не ископа заглавља е-поште.
Затим ћете морати да поставите неке налепнице које ћете користити за организовање порука. Можда налепнице за свако одељење. Можда налепнице за то да ли је порука обрађена, прослеђена или још чека на одговор. Ознаке које креирате зависи од вас, али унапред их испланирајте јер ће управо оне етикете претворити Гмаил у организовану платформу за долазне поруке, а не велики неред упита.
Такође можете да користите филтре Гмаил-а да још више организирате своје поруке.
Како купци треба да поднесу захтеве?
Две главне опције би биле коришћење веб обрасца или директно објављивање адресе е-поште на вашој веб локацији. Очигледно је да ако директно објавите адресу, адресу ће вероватно покупити пауци и ставити на спам листе. Међутим, Гмаил филтрирање нежељене поште је врхунско и вероватно нећете добити много нежељене поште у примљену пошту.
Ако користите образац, будите пажљиви да не бисте тврдо кодирали линију предмета е-поште у е-пошту. Способност навоја Гмаил-а једна је од моћних ствари која га чини пристојним решењем службе за помоћ и идентичним линијама тема ће се лажно групирати све у једну нит. Дакле, без обзира на то, проверите да ли клијент може креирати властиту тему када вам шаље захтев.
Погледајмо даље од Гмаил-а
Гмаил је одличан, али Гоогле-ова друга решења такође чине Гоогле одличну платформу за потребе ваше пословне комуникације. На пример, подешавање Гмаил налога такође поставља приступ Гоогле календару (који се може користити као календар компаније као и подсетници о задацима). Можете да користите Гоогле документе да бисте чували документацију о поступању са одређеним врстама захтева који могу стићи од купаца. Можете да користите Гоогле Цхат за разговор између особља. Гоогле Ситес можете користити као корпоративни интранет, чување процедура компаније и другу документацију тамо на вебу. Гоогле групе могу се користити као приватна листа е-поште за целу компанију.
Дакле, видите, Гоогле-ове бесплатне услуге могу донети сјајна решења за мала предузећа. Морате само мало размислити ван оквира. ????
